Papierlos

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Geht das zu Hause überhaupt im Home Office ?

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Ganz ohne Papier funktioniert es sicherlich nicht. Das verhindert alleine schon das Finanzamt, welches gern Originalbelege sehen möchte.

Wichtige Werkzeuge für das papierlose Homeoffice:

  • Reißwolf
  • Scanner
  • Speicherplatz

Der Scanner kann ein richtiger Hardware Scanner sein, oder einfach nur ein Handy.

Ich selbst verfüge über beide Möglichkeiten. Dies sind ein netzwerkfähiger Multifunktionsdrucker, der auch kopieren oder scannen kann und die Datei dann direkt auf den PC sendet, ohne auszudrucken.

Meine zweite Möglichkeit, und auch gleichzeitig meine bevorzugte, ist das Handy. Auf dieser habe ich die Microsoft App Office Lens installiert. Damit fotografiere ich die zu sichernden Seiten ab. Innerhalb der App klicke ich dann auf Upload als pdf und das Foto wird ganz sauber umgewandelt in eine wenige kb große pdf . Ich muss dazu sagen, ich habe ein Office 365 Abo. Eventuell funktioniert dieses sofortige umwandeln nur deswegen. Ansonsten kann man ja das Foto auf den PC senden und dort umwandeln.

Der Speicherplatz befindet sich bei mir sowohl auf dem PC,  als auch auf einer Netzwerkfestplatte in meinem Heimnetzwerk. So habe ich von jedem Rechner oder Handy aus Zugriff auf die Dateien.

Zusätzlich lade ich einen Teil, der keine sensiblen Daten enthält, in die Cloud. Das ist bei mir OneDrive.

Ich verwende meine eigene Ordnerstruktur. Die PDF sind entsprechend umbenannt, und zwar so, dass keinerlei Zweifel entstehen, was sich dahinter verbirgt.

Eingescannt wird alles. Ich bewahre nur einzelne Dokumente im Original auf. Dies sind Belege, die ggf. dem Finanzamt vorgelegt werden müssen. Sollten diese Belege bisher nicht in Papierform vorliegen, weil sie per Mail Anhang hier eingetrudelt sind, drucke ich sie nicht aus, sondern erst wenn es ausdrücklich gewünscht wird.

Auch Rentensachen oder Policen sind natürlich Originale.

Das was in Papierform noch aufbewahrt werden muss, landet auf einem kleinen Stapel, nach dem es eingescannt wurde. Ich schreibe vor dem Einscannen  eine fortlaufende Nummer drauf, und dann finde ich es auch schnell wieder.

Der Reißwolf : Aus dem Aktenschrank ist inzwischen alles rausgeflogen, was älter als 10 Jahre ist. Beachte Aufbewahrungsfristen, weil ich habe ein registriertes Gewerbe, denn ich bin dadurch dass auf meinen Seiten Werbung eingeblendet wird, Kleingewerbetreibender mit Gewinneinnahmen.

Rausgeflogen sind sämtliche Gebrauchsanweisungen und Handbücher. Man glaubt ja gar nicht, was sich da alles ansammelt. Das meiste gibt es sowieso online. Und falls nicht, reiße ich alle Seiten raus, außer den wenigen, die man zwingend braucht.

Das papierlose Office verschafft dir zu Hause einen wunderbaren Gesamtüberblick über deine Unterlagen. Und wenn man etwas sucht, ist es schnell gefunden.

Und es spart Papier. Sehr viel Papier. Ich muss kaum noch etwas ausdrucken.

Am Anfang bedeutet das papierlose Home Office etwas Arbeit. Aber es eilt ja nicht, sondern man macht das nach und nach.

 

 

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